子供の発熱で、今日は仕事を休みました。
先週末から次男の体調がどうも良くないなあ、
熱が出そうだなあ。
そう思っていたら、予感が的中。
日曜日の夜には39度。
今日になっても熱は下がらず、仕事を休むことになりました。
急な欠勤に備え、心掛けていること
突然の発熱や、発疹。
ひどい咳や鼻水、中耳炎。
自分自身が子供の頃そうであったように、
子供に病気ひとつしないでほしい、というのは無理な話です。
できる限りの予防をしても、病気になる時は、なる。
しかも突然、なる。
その「突然」が来た時、できる限り職場に迷惑をかけないように。
不在となることで実際は必ず迷惑をかけてしまいますが、
その迷惑が最小限になるよう、日々の業務で心掛けていること。
それが、「情報共有」と「整理整頓」です。
データの情報共有、整理整頓
私の仕事は、事務職です。
日頃、仕事ではほとんどの時間をPC（パソコン）の前で過ごします。
そのPC作業で大切にしていることは、
「デスクトップで作業したデータを、退勤前に共有フォルダに戻す」こと。
そして、その共有フォルダを整理しておくことです。
どこまで進めて、どこからはまだ更新していないか、
誰が見ても、すぐ分かるようにしておく。
関わるフォルダの数がどんなに多くても、
このルールを守るようにしています。
「誰が見ても、すぐ分かりやすく」を心掛けることで、
自分の頭の中も整理されます。
どこまで進めたか、頭の中で整理しながら進めることで、
急に欠勤することになっても、
「○○フォルダの●●データをご覧ください」と同僚に伝えやすくもなります。
紙媒体の情報共有、整理整頓
情報はなるべくデータで持つようにしていますが、
紙にプリントアウトし、持っているものもあります。
紙媒体で持つ情報は、案件を1件ずつクリアフォルダに入れ、見出しを付けます。
事務所内のメンバーに共有する可能性があるものは、
引き出しには仕舞わず、机の上に立てておきます。
そして、その各ファイルは週に一度のペースで確認・整理。
今日の欠勤連絡電話でも、
「○○ファイルに●●の案件が入っています。ご確認ください」と同僚に引き継ぐことができました。
机上の整理整頓
そして最後にもう1点。
机の上の整理整頓も、とても大切です。
机の上にある書類は、毎日退勤前に必ず整理。
平積みをなくしてから帰ります。
常に机の上をまっさらな状態にしておくことで、
「回覧中の書類が私で止まっている」という印象を持たれにくくなります。
これは、仕事が私で止まっているという印象を持たれにくくなることにつながります。
欠勤すると、間違いなく職場に迷惑をかけてしまいます。
その迷惑を最小限にするために、これからも続けていきたい習慣です。
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